第一章  总则

　　第一条  为加强江苏省可再生能源学会（以下简称“本学会”）档案管理，充分发挥档案的作用，实现文书立卷归档工作的科学化、标准化、规范化、制度化，根据内设机构的主要职责，及国家有关档案规定，制定《江苏省可再生能源学会档案管理办法》（以下简称“本办法”）。
　　第二条  各有关部门应把归档工作列入工作计划，落实岗位责任制，保证档案材料的完整、准确、系统和安全。

　　第三条  学会秘书处工作人员必须按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。

　　第四条  本学会档案实行统一管理，分工负责。秘书处负责学会档案管理，并设专人负责；各部门、各分支机构设专人负责本部门档案材料的收集、整理、归档工作。
　　第五条  秘书处档案管理工作的职责：
　　（一）贯彻执行档案工作的各项法律法规和规章制度；
　　（二）负责督促、指导、协助各部门立卷归档工作；
　　（三）负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作；
　　（四）严格执行各项保密制度，维护档案的完整和安全。
　　第六条  各部门、各分支机构档案管理工作职责：及时、准确的按类别和归档范围要求将本部门材料整理归档，每年3月底交至秘书处存档；

　　第七条  各部门、各分支机构若有人事调整，应认真办理交接手续，保证档案材料的完整性。

　　第八条  各部门、各分支机构应做好档案材料的收集工作，建立平时归卷制度，提高立卷工作效率和案卷质量，使材料完整、准确、系统。按时、按要求将完成立卷的档案移交秘书处。
　　第九条  秘书处的档案管理人员对各部门、各分支机构送交的案卷须进行严格检查，对不符合要求的卷案要编制索引、填写移交清单、进行档案统计。对将要销毁的档案，必须编写销毁清单及案卷介绍材料。
　　第十条  建立档案、材料的借阅制度，借阅时需及时登记借阅人姓名、联系方式等信息，应及时归还所借材料。
　　第十一条  检查核对制度：检查与核对是保证档案完整、安全的重要手段。检查的内容既包括对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀、缺损、遗失等，也包括对档案保管的环境进行检查，如查看柜门是否完好，有无其他存放错误等。发生下列情况，也要及时进行核查，并及时补救：
　　（一）突发事件之后。如被盗、遗失或水灾、火灾之后；
　　（二）对有些档案发生疑惑之后，如不能确定某份材料是否遗失；
　　（三）发现某些损害之后，如发现材料变霉、虫蛀等。

　　第十二条  各部门、各分支机构以本学会名义从事有关活动形成的重要文件、材料归档后给秘书处存档。各部门在各自的业务活动中形成的材料、文件应按照有关规定自行归档、保存和管理，并接受秘书处的检查、指导。

　　第十三条  按照《文件材料的立卷归档》，将工作活动中形成并办理完毕、具有保存查考利用价值的全部文件材料收集齐全，进行立卷归档。
　　第十四条  档案材料归档重点为：在完成其主要职能活动中形成的文件材料。
　　第十五条  归档案卷的种类：文书文件案卷，重大会议（活动）案卷、职员档案案卷、固定资产案卷、分支机构活动案卷等。
　　第十六条  归档案卷质量要求：组卷须遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区分不同价值，案卷提档的文件材料应为文件的正式文本及文件的定稿本。

　　第十七条  立卷归档时间：档案立卷要求及时，文件形成后3天存档；事件结束后15天交至秘书处档案室。

　　第十八条  档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
　　第十九条  对保管期满的档案，由本学会领导、秘书处和有关业务部组成鉴定小组共同进行审查、鉴定后，提出存毁意见。

　　第二十条  档案销毁前，应编制“档案销毁清册”，经主管领导批准后，指派专人监销。由监销人员在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。

　　第二十一条  案卷归档验收合格后，交接双方移交时，必须填写移交清单并在移交目录上签字。

　　第二十二条  各类活动结束后，应将文件材料系统整理立卷归档，按要求移交秘书处。

　　第二十三条  本办法由本学会常务理事会负责解释。
　　第二十四条  本办法自第一届理事会表决通过后实施。